Sabemos que ter foco é primordial para fazer um trabalho de qualidade. Mas, quando se trata de trabalho em equipe, como evitar as distrações?
A CareerBuilder, realizou uma pesquisa com funcionários de escritórios, a fim de definir a quantidade de pessoas que se sentia afetada por distrações. Por fim, eram muitas.
Felizmente, você, como dono de um empresa, pode tomar medidas para reduzir a distração de seus funcionários. Basta promover o foco através da implementação de um design de escritório inteligente. Com isso em mente, conheça as distrações mais comuns e as melhores formas de combatê-las:
Ouvir os colegas de trabalho falando (seja uns com os outros, ou com clientes), distrai as pessoas de suas funções. Em fato, 24% dos participantes listados na pesquisa, afirmaram que essa é uma distração comum. Além de pedir à equipe que seja consciente do seu entorno, você pode planejar o seu design de escritório para reduzir essas distrações de som.
É, nesse momento, que os escritórios abertos estão em desvantagem. Eles são projetados para promover a socialização e, por isso, não têm muitas paredes ou divisórias. Devido a este formato, os funcionários podem ouvir claramente seus colegas. Mas isso não significa que esta seja uma opção ruim. Existem modelos de plataformas colaborativas que possuem o espaço necessário para minimizar esse tipo de incômodo.
Redesenhar o seu escritório em um formato “mais fechado”, pode ajudar a diminuir a distração. Além disso, inclua objetos que absorvem o som, para reduzir ruídos. Superfícies macias são melhores na absorção de som, por isso, carpetes e partições com paredes macias são boas opções.
Além disso, você pode incluir salas mais tranquilas na concepção de um layout de escritório aberto. Existem, ainda, pequenos escritórios, que podem ser vistos como uma zona de trabalho livre de distrações.
É necessário levar em conta o que cada um faz em sua empresa, antes de criar o layout do escritório. Pessoas que fazem muitas ligações, podem ser colocadas juntas na mesma área. Da mesma forma, aqueles que necessitam de silêncio para trabalhar, podem ser agrupados.
Uma parte dos participantes da pesquisa, afirmou que visitas recorrentes na mesa de trabalho, atrapalham sua produtividade. Em espaços mais abertos, esse tipo de comportamento é comum.
Ironicamente, uma boa maneira de resolver esse problema é criando áreas sociais em seu escritório. Você pode designar cômodos ou montar espaços de cozinha social. Dê aos funcionários um lugar onde eles possam conversar uns com os outros. A vantagem é que eles têm controle sobre quando eles querem sair das suas mesas e socializar. Dessa forma, não precisam ir nas mesas vizinhas, atrapalhando seus outros colegas.
Espaços sociais planejados têm um benefício adicional: incentivam a colaboração espontânea. Os funcionários que vão a uma sala de descanso para desfrutar de um almoço social, ou de um momento de descanso, podem acabar resolvendo questões de trabalho entre si.
Apenas 10% dos trabalhadores de escritório, disseram que foram regularmente distraídos por pessoas colocando chamadas em viva-voz, mas ninguém deveria ter que ouvir a conversa do colega. O ideal, é fornecer amplas salas de conferências, equipadas com telefones, ou telefones de recepção com fones de ouvido. Essas atitudes podem ajudar os funcionários a evitar o uso de alto-falantes em suas mesas.
Além disso, você pode criar a política de que os funcionários devem apenas fazer chamadas em viva-voz na sala de conferência. Isso ajuda a reduzir distrações e ruído no escritório.
Redes sociais, mensagens de texto, e-mails e reuniões paralelas são distrações comuns do local de trabalho. Você pode não ser capaz de usar o planejamento do espaço para mitigar esses problemas. Uma forma simples de remediar isso é encorajar os funcionários a colocarem seus celulares longe, otimizando o tempo de verificação de e-mails de trabalho.
Fomentar uma boa comunicação no ambiente de trabalho, é sempre um passo certo para o sucesso, tanto dos seus funcionários, quanto da sua empresa.
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